OFFICE 365, ¿Que es?

A veces Microsoft se mueve como un camión de gran tonelaje. Es lento en el arranque y en la reacción pero cuando alcanza velocidad de crucero la inercia que consigue arrasa con todo. Esta es un poco la sensación que tengo con el nuevo Office 365, la alternativa de Microsoft a Google Apps, que viene para llenar ese hueco que existe en el mercado y que Microsoft no tenía hasta ahora bien resuelto. Pero ahora con la presentación de sus planes de precios la batallas por los usuarios corporativos en la nube comienza.

Porque lo que hasta ahora tenía disponible en el mercado era por una parte las Office Web Apps, disponibles para usuarios con la ayuda de Skydrive y por otro las Microsoft Business Productivity Suiteque incorporaban la posibilidad para las empresas de disponer online servicios como Exchange, SharePoint, por citar algunos de los más interesantes. Con Office 365 dan una respuesta más profesional que toma elementos de estos dos servicios y reúne en uno sólo alguna de las mejores soluciones que tiene Microsoft, como Office, Exchange o SharePoint y los pone disponibles online bajo el modelo de pago por suscripción.

Lo mejor de Office 365 es que facilita la posibilidad de utilizar las herramientas online, pero también aprovechar toda la potencia de las herramientas instaladas en el escritorio, a la manera tradicional. Pero esto sólo es posible cumpliendo ciertos requisitos. Sólo funcionará bien la integración si disponemos de Windows XP SP3, Windows Vista SP2 o Windows 7. Además si lo queremos integrar con la versión de Office de escritorio sólo nos servirá MS Office 2007 SP2 o MS Office 2010. También está disponible para las versiones de Mac.

Todo esto si queremos, por ejemplo, acceder a un documento y editarlo en local desde Word para una vez finalizado el documento guardarlo en nuestro sitio de SharePoint o utilizar Workspaces disponible para las versiones de Microsoft Office 2010 para subir documentos a la intranet de forma cómoda. Una alternativa para que los documentos que hay en la nube en SharePoint se sincronicen directamente con una carpeta en nuestro escritorio. Pero también la colaboración en tiempo real en la edición de documentos.

Instalación de aplicaciones de escritorio con Office 365

Lo primero que hará el sistema al identificar un nuevo usuario que se conecta es ofrecerle las descargas que tiene disponibles para instalarse en su equipo. Si disponemos de la suscripción a Office Profesional Plus nos ofrecerá descargar esta versión de Office en nuestro equipo. Si no hemos elegido esta alternativa tendremos otras descargas para instalar.

Comenzando por las herramientas de comunicaciones que nos propone Offcie 365, que no es otra que Microsoft Lync 2010. A mi juicio este aspecto es el peor resuelto de todo Office 365, pero quizás esto pueda cambiar con la adquisición por parte de Microsoft de Skype. Pero de momento tenemos que conformarnos con Lync. Esta herramienta una vez instalada nos facilitará la mensajería instantánea, comunicaciones de vídeo y voz así como la posibilidad de enviar archivos entre los usuarios.

Una vez instalado Lync y tras intentar identificarme el sistema me ha pedido también la instalación de un asistente para la identificación con Office 365. Se trata de un pequeño programa que cuando nos conectamos nos ofrezca hacerlo con las credenciales de acceso a Office 365 de forma automática. Esto sólo lo tendremos que realizar la primera vez que nos identificamos.

El siguiente paso es la instalación y configuraciones necesarias para el uso de Office 365 con MS Outlook y SharePoint en el escritorio. En mi caso utilizando la versión de MS Office 2007 me ha pedido instalar componentes adicionales para MS Outlook y para integrar Outlook con Lync, indicando que SharePoint no necesita ninguna configuración extra. Se realiza a través de un asistente que comprueba qué tenemos instalado en nuestro equipo y nos instala lo que necesitamos. Una vez realizados estos pasos ya tenemos una perfecta integración entre las aplicaciones online de Office 365 y nuestras aplicaciones instaladas en local.

Tendremos que añadir nuestras credenciales de acceso a la cuenta de correo de Office 365 configurada en MS Outlook, que reconoce y configura sin ningún problema. También nos crea un acceso directo a Office 365, que en realidad no es más que una entrada en el menú que nos llevará a la pantalla de identificación de Offcie 365. Acceso directo o una entrada en favoritos, en este caso viene a ser lo mismo.

Respecto a la edición de documentos esta se realiza a través de Office Web Apps. Dependiendo de la versión que tengamos contratada tendremos distintas funcionalidades. En el caso de edición tendremos que tener en cuenta que lo que podemos hacer depende de los permisos de documentos y usuarios tengan en SharePoint. Es aquí, en el sitio de nuestra empresa donde se almacenan y será el administrador el que configure distintos perfiles para los usuarios, ya sean de consulta de los documentos, de edición o de publicación, por citar algunos.

Podemos editar documentos online, de forma básica, o utilizar para la edición la versión que tengamos instalada de Microsoft Office. En este segundo caso necesitaremos tener las versiones de 2007 SP2 o del 2010. Para la mayoría de los usuarios, los que utilizan más la consulta y las opciones de edición más simples la versión online será más que suficiente. Pero este producto está enfocado a empresas donde una de las razones para utilizar Office es la productividad, por lo que los usuarios avanzados deberían apostar por la edición en local para luego subir el documento modificado.

SharePoint Online en Office 365

Para los que no lo conozcan, SharePoint online lo podríamos definir como una mezcla de lo que puede ser una Intranet con un repositorio documental. Todos los documentos estarán en en este lugar donde serán accesibles para los usuarios dependiendo de los permisos que les hayan concedido los administradores. Aquí también podemos crear calendarios o definir los flujos de trabajo que deben cumplir los documentos, por citar sólo algunas de sus funciones.

Una de las cosas que podemos hacer con Offcie 365 es crear a través de SharePoint Online la página web de nuestra organización. En este caso debemos saber cómo funciona SharePoint, que como gestor de contenido nos permitirá editar a partir de unas cuantas plantillas. Es bastante flexible, dentro de un margen y si estamos habituados a utilizar este tipo de gestores y tenemos preparados los contenidos podremos crear nuestra página web en poco tiempo de manera rápida y con un buen resultado.

Una de las cuestiones que deberemos tener en cuenta si utilizamos este gestor de contenidos para crear la página web será la necesidad de utilizar SilverLight para la correcta visualización de la página creada. Si no hemos introducido muchos efectos no será necesario, pero a poco que hayamos metido un vídeo o un carrusel de imágenes será necesario. Eso sí, la introducción de contenidos multimedia es de lo más cómodo.

Utilización de Office 365 online

Si queremos acceder a Office 365 desde cualquier dispositivo con cualquier sistema operativo podremos hacerlo siempre que tengamos un navegador compatible. La experiencia no es tan buena como debería. Por ejemplo, si tratamos de acceder desde Linux con Chrome como navegador. Desde Firefox 5.0 tampoco ha funcionado tan bien como debiera. Lo cierto es que sin SilverLight, o su equivalente para Linux, la experiencia pierde en rapidez y usabilidad.

Esto desde Linux, porque si lo que necesitamos es hacerlo desde un equipo con Windows desde cualquiera de estos dos navegadores nos funcionará a la perfección. La edición y carga de documentos se realiza de manera fluida. De esta manera podemos acceder a una edición y consulta de documentos que tenemos almacenados en el repositorio de SharePoint, descargar documentos o subirlos desde nuestro equipo, siempre que tengamos los permisos pertinentes para ello.

Office 365 vs. Google Apps

Ahora lo que tendríamos que ver si necesitamos una solución de este tipo es por cual nos decantamos, ¿Office 365 o Google Apps? Yo desde luego no tengo dudas. Me quedo con Office 365. Sólo por SharePoint Online y las posibilidades que tiene en lo que respecta a compartir documentos, calendarios, etc. Y además crear nuestra web merece la pena. Por no hablar de los flujos de trabajo que es uno de sus puntos fuertes. Aquí Google o trabaja fuerte o tiene la batalla perdida.

En cuanto a precio las diferencias para las versiones básicas son mínimas, un poco más caro Office 365 pero nada que una empresa no pueda asumir. Si nos pasamos a versiones para empresas de mayor tamaño lo cierto es que creo que aquí Microsoft compite consigo misma. Es decir, muchas organizaciones les gustaría apostar por este modelo SaaS, aunque la alternativa de Google no acababa de convencer. Nos guste o no muchas empresas llevan años casadas con Microsoft y es un matrimonio feliz, o por lo menos lo suficiente como para no romperlo y lanzarse en brazos de Google Apps.

Por eso la alternativa para ellas de Office 365 puede ser muy bien recibida. Y lo cierto es que Google también ve esta amenaza. No en vano ayer lanzó un artículo en su blog de empresas considerando 365 razones para utilizar Google Apps, que casualidad. Lo cierto es que en mi opinión les ha salido un duro competidor. Microsoft ha tardado en dar el salto a la nube, pero lo ha hecho realmente bien. Y el margen de mejora que tiene es todavía grande. La compatibilidad de aprovechar la edición en local u online según las circunstancias es un modelo que muchas empresas estaban demandando y que Google no puede ofrecer, por el momento.

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